Wystawianie faktur w KSeF staje się nowym standardem dla przedsiębiorców w Polsce. Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego systemu faktur ustrukturyzowanych wiele firm musi zmienić sposób wystawiania dokumentów sprzedażowych. Dla części przedsiębiorców będzie to jedynie zmiana narzędzia, dla innych całkowicie nowy proces.
Jeżeli zastanawiasz się jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku, w tym poradniku znajdziesz praktyczne wyjaśnienie całego procesu. Pokazujemy, jak przygotować dostęp do systemu, jakie narzędzia można wykorzystać oraz jak poprawnie wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje przedsiębiorców etapami. Od 2026 roku system obejmie zdecydowaną większość firm prowadzących działalność gospodarczą.
Dotyczy to między innymi:
Dlatego warto już teraz wiedzieć, jak poprawnie wystawić fakturę w systemie KSeF.
Zanim przedsiębiorca wystawi pierwszą fakturę w systemie, powinien przygotować kilka podstawowych rzeczy.
Dobre przygotowanie pozwala uniknąć problemów przy pierwszych dokumentach.
Poniżej znajdziesz prostą instrukcję wystawienia faktury w KSeF.
Najpierw należy zalogować się do narzędzia obsługującego KSeF. Może to być aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów albo program księgowy zintegrowany z systemem.
Po zalogowaniu należy wybrać typ dokumentu, który chcesz wystawić. Najczęściej będzie to standardowa faktura sprzedaży.
Kolejnym etapem jest uzupełnienie danych stron transakcji. Szczególnie ważne jest poprawne wpisanie numeru NIP kontrahenta.
W tym kroku wpisujesz nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę oraz stawkę VAT.
Przed wysłaniem faktury warto sprawdzić wszystkie dane. Dzięki temu unikniesz konieczności wystawiania korekty.
Po weryfikacji dokumentu należy wysłać fakturę do systemu. KSeF sprawdzi poprawność struktury danych i przyjmie dokument.
Po wysłaniu warto sprawdzić status dokumentu i upewnić się, że faktura została poprawnie przyjęta przez system.
Jeżeli w wystawionej fakturze pojawi się błąd, nie można jej usunąć z systemu. W takim przypadku należy wystawić fakturę korygującą.
Dlatego przed wysłaniem dokumentu zawsze warto dokładnie sprawdzić wszystkie dane.
Wystawienie faktury w KSeF nie jest skomplikowane, jeśli przedsiębiorca zna podstawowe kroki całego procesu. Najważniejsze jest uzyskanie dostępu do systemu, poprawne wpisanie danych dokumentu oraz sprawdzenie statusu faktury po jej wysłaniu.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu przedsiębiorca może szybko przyzwyczaić się do nowego systemu i bez problemu wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Aby wystawić fakturę w KSeF, należy zalogować się do systemu, uzupełnić dane dokumentu i wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur.
Nie. Jeżeli faktura została przyjęta przez system, nie można jej usunąć. W przypadku błędu należy wystawić fakturę korygującą.
Tak. Można korzystać również z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.