Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmieniło sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Jedną z najważniejszych różnic w porównaniu z tradycyjnym obiegiem dokumentów jest brak możliwości swobodnego usunięcia faktury, która została już skutecznie przesłana do KSeF.
Przedsiębiorca może zauważyć błąd dopiero po wysłaniu dokumentu. Nieprawidłowa kwota, błędny numer NIP, niewłaściwa nazwa usługi, pomylony kontrahent albo wystawienie dokumentu dla transakcji, która ostatecznie nie doszła do skutku, nie oznaczają jednak, że fakturę można po prostu skasować.
Kluczowe znaczenie ma moment, w którym wykryto pomyłkę. Inaczej należy postąpić z dokumentem, który jest dopiero przygotowywany w programie księgowym, a inaczej z fakturą przyjętą przez KSeF i posiadającą nadany numer identyfikacyjny.
Wyjaśniamy, czy możliwe jest anulowanie faktury w KSeF, kiedy należy wystawić fakturę korygującą oraz jakie procedury warto wprowadzić, aby ograniczyć ryzyko kosztownych pomyłek.
Faktura ustrukturyzowana nie jest zwykłym plikiem PDF przesłanym do kontrahenta pocztą elektroniczną. Jest to dokument elektroniczny przygotowany według określonej struktury logicznej, przesłany do Krajowego Systemu e-Faktur i pozytywnie zweryfikowany przez system.
Faktura przesyłana jest do KSeF jako plik XML. System sprawdza między innymi zgodność dokumentu z obowiązującą strukturą oraz uprawnienia osoby lub programu wysyłającego fakturę.
Jeżeli weryfikacja zakończy się prawidłowo, fakturze zostaje nadany indywidualny numer KSeF. Jest on niezależny od numeru faktury stosowanego przez przedsiębiorcę we własnym systemie księgowym.
Nadanie numeru KSeF oznacza, że faktura została skutecznie wystawiona w systemie. Od tego momentu dokument nie jest już jedynie projektem przygotowanym przez pracownika lub program księgowy. Staje się fakturą wprowadzoną do obrotu prawnego.
Ma to istotne konsekwencje. Takiej faktury nie można edytować, zastąpić innym plikiem, usunąć z systemu ani oznaczyć jako nieważnej bez pozostawienia śladu. Błąd należy naprawić za pomocą kolejnego dokumentu, czyli odpowiedniej faktury korygującej.
Faktury przyjętej przez KSeF i posiadającej numer KSeF nie można anulować ani usunąć.
Nie ma przy tym znaczenia, czy kontrahent zdążył pobrać dokument, otworzyć jego wizualizację albo zaksięgować fakturę. W przypadku krajowego nabywcy korzystającego z KSeF dokument jest dostępny w systemie po jego skutecznym wystawieniu.
Brak możliwości anulowania dotyczy również sytuacji, w których pomyłka została zauważona bezpośrednio po wysłaniu pliku. Nawet jeżeli od nadania numeru KSeF minęło zaledwie kilka minut, wystawca nie może cofnąć dokumentu.
Faktury znajdujące się w KSeF tworzą uporządkowany i trwały rejestr dokumentów. Usunięcie jednej z nich mogłoby prowadzić do rozbieżności pomiędzy dokumentacją sprzedawcy, nabywcy oraz informacjami dostępnymi dla administracji skarbowej.
Dlatego w razie wykrycia błędu przedsiębiorca powinien ustalić, jaki rodzaj korekty będzie właściwy. W niektórych przypadkach wystarczy poprawienie konkretnych danych, natomiast w innych konieczne może być wystawienie korekty zmniejszającej wartość faktury do zera oraz przygotowanie nowego, prawidłowego dokumentu.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy dokument został przygotowany w programie finansowo-księgowym, ale nie został jeszcze przesłany do KSeF.
Przedsiębiorstwa często stosują wieloetapowy proces wystawiania faktur. Pracownik przygotowuje dokument, następnie sprawdza go inna osoba, a dopiero po zatwierdzeniu plik XML jest przesyłany do KSeF.
Jeżeli na etapie wewnętrznej kontroli okaże się, że dokument zawiera nieprawidłową kwotę, niewłaściwy opis usługi albo został przygotowany na podstawie błędnych danych, można go odrzucić lub usunąć z kolejki przeznaczonej do wysyłki.
Jest to możliwe, jeżeli łącznie:
W takiej sytuacji nie trzeba wysyłać błędnego dokumentu do KSeF tylko po to, aby później wystawić do niego korektę. Można poprawić dane przed wysyłką albo utworzyć nową wersję dokumentu zgodną z rzeczywistym przebiegiem transakcji.
Warto jednak zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne. Program powinien pozwalać odróżnić projekt faktury od dokumentu zatwierdzonego do wysyłki. Dobrą praktyką jest także zapisywanie informacji o osobie, która przygotowała i zaakceptowała dokument.
Nie każdy plik wysłany do systemu staje się fakturą ustrukturyzowaną. KSeF przeprowadza techniczną weryfikację przesłanego dokumentu.
Jeżeli plik XML nie jest zgodny z obowiązującą strukturą, brakuje w nim wymaganego pola albo osoba wysyłająca dokument nie posiada odpowiednich uprawnień, system może odrzucić plik.
W przypadku negatywnej weryfikacji faktura nie otrzymuje numeru KSeF. Oznacza to, że nie została skutecznie wystawiona w systemie.
W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien:
Odrzucenie techniczne nie jest więc równoznaczne z anulowaniem faktury. Jest informacją, że przesłany dokument nie przeszedł weryfikacji i nie został skutecznie wystawiony jako faktura ustrukturyzowana.
Należy jednocześnie pamiętać, że KSeF sprawdza przede wszystkim techniczną zgodność pliku. System nie musi wykryć nieprawidłowej ceny, błędnej stawki VAT, omyłkowo wpisanej liczby produktów albo niepoprawnego opisu wykonanej usługi.
Dokument może zatem przejść walidację techniczną, mimo że zawiera błąd merytoryczny. Dlatego tak ważna jest kontrola faktury przed jej wysłaniem.
Jeżeli faktura została przyjęta przez system, podstawowym sposobem poprawienia błędu jest wystawienie faktury korygującej.
Zakres korekty zależy od rodzaju pomyłki. Korekta może dotyczyć między innymi:
Faktura korygująca powinna pozwalać na jednoznaczne ustalenie, którego dokumentu dotyczy oraz jakie dane ulegają zmianie. W przypadku faktury pierwotnej wystawionej w KSeF korekta powinna zostać odpowiednio powiązana z numerem faktury korygowanej oraz jej numerem KSeF.
Nie należy wystawiać kolejnej zwykłej faktury z tym samym numerem i liczyć, że zastąpi ona błędny dokument. Pierwotna faktura nadal będzie znajdowała się w KSeF, a powstanie drugiego dokumentu może doprowadzić do dalszych rozbieżności.
Jednym z najpoważniejszych błędów jest wpisanie numeru NIP innego podmiotu niż rzeczywisty nabywca. W KSeF numer identyfikacyjny ma szczególne znaczenie, ponieważ wpływa na to, któremu podatnikowi dokument zostanie udostępniony.
Jeżeli sprzedawca omyłkowo wskaże NIP innego przedsiębiorcy, faktura może trafić na konto podmiotu, który w rzeczywistości nie brał udziału w transakcji.
W takim przypadku nie można usunąć faktury ani jedynie podmienić numeru NIP w już wystawionym dokumencie.
Prawidłowe postępowanie powinno obejmować:
Nowa faktura powinna otrzymać własny numer dokumentu oraz numer identyfikacyjny KSeF. Nie jest technicznym zastąpieniem poprzedniej faktury, lecz odrębnym dokumentem prawidłowo opisującym rzeczywistą transakcję.
Właśnie dlatego numer NIP powinien być jednym z elementów obowiązkowo weryfikowanych przed wysłaniem faktury. Warto korzystać z kartotek kontrahentów, automatycznego pobierania danych i ograniczać ręczne przepisywanie numerów.
Może się zdarzyć, że faktura została wysłana do KSeF, ale później strony ustaliły, że sprzedaż nie zostanie zrealizowana. Przyczyną może być rezygnacja klienta, rozwiązanie umowy, brak dostępności towaru albo omyłkowe wystawienie dokumentu dla zdarzenia, które w rzeczywistości nie nastąpiło.
Jeżeli faktura posiada już numer KSeF, nie można jej anulować, nawet gdy nie została opłacona i nie doszło do wykonania usługi.
Zasadniczo konieczne będzie wystawienie faktury korygującej zmniejszającej wykazane wartości. W zależności od okoliczności może to być korekta do zera.
Przed wystawieniem korekty warto ustalić:
Moment ujęcia korekty w rozliczeniach VAT może zależeć od jej przyczyny. Inaczej może być rozliczany błąd istniejący już w chwili wystawienia faktury, a inaczej zdarzenie, które nastąpiło później, takie jak udzielenie rabatu lub zwrot towaru.
W przypadku wątpliwości warto skonsultować dokument z księgowym przed jego wysłaniem.
Po nadaniu numeru KSeF nie można otworzyć dokumentu, zmienić wybranego pola i ponownie go zapisać. Faktura pozostaje w systemie w pierwotnej postaci.
Jeżeli stwierdzona pomyłka wymaga poprawienia dokumentu, odpowiednie dane powinny zostać zmienione poprzez fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę.
Nie każdy drobny błąd będzie miał jednak taki sam wpływ na rozliczenie. Znaczenie ma między innymi to, czy możliwe jest jednoznaczne ustalenie stron i przedmiotu transakcji oraz czy pomyłka wpływa na kwoty podatku.
Przedsiębiorca nie powinien samodzielnie zakładać, że dany błąd jest nieistotny. Nieprawidłowy numer NIP, błędna stawka VAT albo niepoprawna wartość faktury wymagają szczególnej uwagi.
W razie wątpliwości bezpieczniej jest przekazać dokument do sprawdzenia osobie prowadzącej księgowość. Profesjonalne biuro rachunkowe w Sochaczewie może ocenić, czy faktura wymaga korekty, jaki powinien być jej zakres oraz jak ująć dokument w ewidencji.
Wdrożenie KSeF nie eliminuje pomyłek merytorycznych. Automatyzacja może ograniczyć część błędów, ale nadal wiele zależy od jakości danych znajdujących się w programie oraz od procedur stosowanych w firmie.
Do częstych problemów należą:
Część takich błędów można ograniczyć poprzez automatyczne pobieranie danych kontrahentów, kontrolę duplikatów, walidację numerów NIP oraz blokadę wysyłki bez wcześniejszego zatwierdzenia.
Brak możliwości anulowania faktury zwiększa znaczenie kontroli przeprowadzanej przed wysłaniem pliku do KSeF.
W każdej firmie warto określić, kto odpowiada za przygotowanie dokumentu, kto może zatwierdzić jego wysyłkę oraz kto sprawdza, czy system nadał numer KSeF.
Przykładowa procedura może obejmować:
W przedsiębiorstwach wystawiających dużą liczbę dokumentów warto rozważyć zasadę podwójnej kontroli. Fakturę przygotowuje jedna osoba, natomiast druga sprawdza najważniejsze dane przed wysyłką.
Dobry system finansowo-księgowy powinien również wyraźnie rozróżniać dokumenty będące projektami, dokumenty oczekujące na wysyłkę, pliki odrzucone oraz faktury skutecznie przyjęte przez KSeF.
KSeF wymaga nie tylko odpowiedniego programu, ale również właściwej organizacji obiegu dokumentów. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, kto może wystawiać faktury, kto posiada uprawnienia do systemu oraz w jaki sposób postępować po wykryciu błędu.
Profesjonalne biuro rachunkowe Sochaczew może pomóc między innymi w:
Stała obsługa księgowa pozwala również szybciej reagować na nietypowe sytuacje. Zamiast samodzielnie podejmować decyzję o wystawieniu korekty, przedsiębiorca może najpierw skonsultować rodzaj błędu i jego możliwe konsekwencje podatkowe.
Nie. Po przyjęciu dokumentu i nadaniu mu numeru KSeF faktura nie może zostać usunięta ani anulowana przez wystawcę. Błędy poprawia się poprzez wystawienie faktury korygującej.
Nie. Brak pobrania dokumentu przez nabywcę nie pozwala na jego anulowanie. Znaczenie ma skuteczne wystawienie faktury w KSeF, a nie to, czy kontrahent ją otworzył lub zaksięgował.
Tak, jeżeli dokument jest wyłącznie wewnętrznym projektem, nie został wysłany do KSeF, nie otrzymał numeru KSeF i nie został udostępniony nabywcy jako faktura.
Należy sprawdzić komunikat systemowy, poprawić przyczynę odrzucenia i ponownie przesłać prawidłowy plik. Dokument odrzucony nie otrzymuje numeru KSeF i nie jest skutecznie wystawioną fakturą ustrukturyzowaną.
Jeżeli wskazano NIP innego podmiotu niż rzeczywisty nabywca, zasadniczo należy wystawić fakturę korygującą do zera do błędnego dokumentu, a następnie nową fakturę z prawidłowymi danymi nabywcy.
Nie należy pomijać błędnej faktury znajdującej się w KSeF. Wystawienie nowego dokumentu bez odpowiedniego skorygowania poprzedniego może spowodować podwójne wykazanie sprzedaży i niezgodność dokumentacji.
KSeF przeprowadza przede wszystkim kontrolę technicznej zgodności pliku ze strukturą. Nie należy zakładać, że system wykryje każdy błąd merytoryczny, dlatego dokument trzeba sprawdzić przed wysyłką.
W Krajowym Systemie e-Faktur najważniejsza jest granica pomiędzy projektem dokumentu a fakturą skutecznie wystawioną.
Dokument przygotowany w programie księgowym, ale jeszcze niewysłany do KSeF i nieudostępniony nabywcy, może zostać poprawiony albo odrzucony w ramach wewnętrznej procedury firmy.
Po przesłaniu pliku, jego pozytywnym przyjęciu i nadaniu numeru KSeF sytuacja wygląda inaczej. Faktura wchodzi do obrotu prawnego i nie można jej usunąć ani anulować. W przypadku błędu należy wystawić odpowiednią fakturę korygującą.
Najlepszym sposobem ograniczenia liczby korekt jest wprowadzenie kontroli przed wysyłką. Szczególnie uważnie należy sprawdzać numer NIP, dane kontrahenta, daty, wartości, stawki VAT oraz opis transakcji.
Szukasz wsparcia w obsłudze KSeF lub profesjonalnej księgowości w Sochaczewie? Dobrze zorganizowane biuro rachunkowe może pomóc w przygotowaniu procedur, sprawdzaniu dokumentów, wystawianiu korekt oraz prawidłowym ujmowaniu ich w rozliczeniach.
Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym w Sochaczewie, aby omówić obsługę księgową firmy i przygotować bezpieczny proces wystawiania faktur w KSeF.
Uwaga: Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani prawnej. Sposób poprawienia faktury i rozliczenia korekty należy każdorazowo dopasować do rodzaju błędu oraz okoliczności konkretnej transakcji.