Cyfryzacja rozliczeń podatkowych nie kończy się na Krajowym Systemie e-Faktur. Równolegle przedsiębiorcy muszą przygotować się na kolejną istotną zmianę: obowiązkowe prowadzenie ksiąg i ewidencji podatkowych przy użyciu programów komputerowych oraz przekazywanie ich fiskusowi w ustrukturyzowanej formie JPK.
Dla wielu jednoosobowych działalności gospodarczych i mniejszych firm najważniejsze będą dwie struktury: JPK_PKPIR, dotycząca podatkowej księgi przychodów i rozchodów, oraz JPK_EWP, przeznaczona dla podatników prowadzących ewidencję przychodów na ryczałcie.
Zmiany są wdrażane etapami. Część przedsiębiorców musi prowadzić odpowiednie ewidencje elektronicznie już od 2026 roku. Pozostali zostaną objęci obowiązkiem od 2027 roku. Co istotne, nie oznacza to comiesięcznej wysyłki całej księgi do urzędu skarbowego. Pliki JPK dla podatków dochodowych będą przekazywane po zakończeniu roku podatkowego.
W praktyce oznacza to jednak dużą zmianę jakościową. Dane, które dotychczas pozostawały przede wszystkim w programie księgowym przedsiębiorcy lub jego biura rachunkowego, będą przekazywane administracji skarbowej w jednolitej, możliwej do automatycznej analizy strukturze.
Warto więc już teraz sprawdzić, kogo obejmuje obowiązek JPK_PKPIR i JPK_EWP, jakie terminy obowiązują w 2026 i 2027 roku oraz czy używany program księgowy jest gotowy na nowe wymagania.
JPK_PD to określenie stosowane dla struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego dotyczących podatków dochodowych. Nowe regulacje przewidują prowadzenie określonych ksiąg, ewidencji i wykazów w postaci elektronicznej oraz ich okresowe przekazywanie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.
Ministerstwo Finansów wskazuje obecnie pięć podstawowych struktur w ramach JPK_PD:
JPK_KR_PD – dla podatników prowadzących księgi rachunkowe.
JPK_ST_KR – dotyczący ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dla podmiotów składających JPK_KR_PD.
JPK_PKPIR – dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
JPK_EWP – dla podatników prowadzących ewidencję przychodów, przede wszystkim przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
JPK_ST – dotyczący ewidencji lub wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dla podatników przekazujących JPK_PKPIR albo JPK_EWP.
Dla dużej części jednoosobowych działalności gospodarczych kluczowe będą zatem trzy oznaczenia: JPK_PKPIR, JPK_EWP oraz JPK_ST.
JPK_PKPIR jest elektroniczną, ustrukturyzowaną postacią danych z podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obecnie Ministerstwo Finansów udostępnia strukturę JPK_PKPIR(3).
Nie jest to zwykły skan księgi ani plik PDF. Dane są przekazywane w określonej strukturze XML, dzięki czemu systemy administracji skarbowej mogą je automatycznie odczytywać, porównywać i analizować.
Struktura obejmuje informacje odpowiadające zapisom dokonywanym w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, m.in. daty zdarzeń gospodarczych, dane dokumentów księgowych, informacje o kontrahentach, opisy zdarzeń, przychody oraz poszczególne kategorie kosztów.
Jedną z istotnych zmian jest powiązanie ewidencji podatkowej z Krajowym Systemem e-Faktur. Nowy wzór księgi przewiduje możliwość wykazywania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.
Oznacza to, że system księgowy przedsiębiorcy powinien nie tylko prawidłowo zaksięgować dokument, ale również zachować informacje pozwalające połączyć zapis w księdze z konkretną fakturą ustrukturyzowaną.
JPK_EWP jest strukturą przeznaczoną dla podatników prowadzących ewidencję przychodów. W praktyce dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy jako formę opodatkowania wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Aktualna struktura publikowana przez Ministerstwo Finansów to JPK_EWP(4).
Plik zawiera dane niezbędne do odtworzenia zapisów ewidencji przychodów. W strukturze znajdują się m.in. data wpisu, data uzyskania przychodu, numer dowodu księgowego, kwota przychodu oraz właściwa stawka ryczałtu.
Podobnie jak w przypadku JPK_PKPIR przewidziano również pole związane z numerem KSeF. Struktura może także zawierać identyfikator podatkowy kontrahenta oraz kod kraju, jeżeli dane te są właściwe dla konkretnego zapisu.
Ma to duże znaczenie praktyczne. Ewidencja przychodów przestaje być jedynie podsumowaniem kwot według poszczególnych stawek ryczałtu. Dane są przygotowywane w sposób umożliwiający ich elektroniczne raportowanie i powiązanie z dokumentami źródłowymi.
Harmonogram wprowadzania JPK_PD został podzielony na etapy.
Dla przedsiębiorców rozliczających PIT szczególnie istotna jest data 1 stycznia 2026 roku.
Od początku 2026 roku obowiązek prowadzenia odpowiednich ksiąg i ewidencji przy użyciu programów komputerowych dotyczy podatników PIT, którzy są zobowiązani do przesyłania JPK_VAT za okresy miesięczne, czyli JPK_V7M.
Jeżeli więc przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz rozlicza VAT miesięcznie, rok 2026 jest już dla niego pierwszym rokiem objętym nowymi zasadami.
Analogicznie przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem, który jest czynnym podatnikiem VAT i przesyła miesięczny JPK_V7M, powinien od 2026 roku prowadzić swoją ewidencję w sposób umożliwiający późniejsze wygenerowanie JPK_EWP.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca musi wysyłać JPK_PKPIR lub JPK_EWP każdego miesiąca. Obowiązek dotyczy elektronicznego prowadzenia ewidencji w trakcie roku, natomiast przekazanie pliku następuje po jego zakończeniu.
Drugi ważny etap rozpocznie się 1 stycznia 2027 roku.
Od tej daty obowiązek elektronicznego prowadzenia ksiąg i ewidencji obejmie pozostałych podatników, którzy nie zostali objęci wcześniejszym etapem.
Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że w grupie tej znajdują się m.in. podatnicy zobowiązani do składania JPK_VAT za okresy kwartalne, czyli JPK_V7K.
Do tej grupy mogą należeć również przedsiębiorcy, którzy nie przesyłają JPK_VAT, np. z uwagi na korzystanie ze zwolnienia z VAT, jeżeli na podstawie przepisów są zobowiązani do prowadzenia PKPiR, ewidencji przychodów lub innych objętych regulacjami ewidencji podatkowych.
Dla tych przedsiębiorców pierwszym rokiem prowadzenia ksiąg według nowych zasad będzie 2027 rok, a pierwsza wysyłka danych nastąpi w roku 2028.
Grupa 1 – podatnicy PIT składający miesięczny JPK_V7M:
Od 1 stycznia 2026 r. prowadzą odpowiednie księgi i ewidencje elektronicznie zgodnie z nowymi wymaganiami.
Pierwszy JPK_PKPIR lub JPK_EWP będzie dotyczył danych za 2026 rok.
Dla podatnika PIT, którego rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin przekazania danych za 2026 rok przypada 31 lipca 2027 r.
Grupa 2 – pozostali podatnicy, w tym JPK_V7K:
Od 1 stycznia 2027 r. prowadzą odpowiednie księgi i ewidencje elektronicznie.
Pierwszy plik będzie obejmował dane za 2027 rok.
Dla typowego przedsiębiorcy PIT pierwsza wysyłka nastąpi więc do 31 lipca 2028 r.
W 2026 roku zmieniono regulacje dotyczące terminów przekazywania ksiąg i ewidencji.
Aktualnie dla podmiotów podlegających ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych termin przesłania JPK_PD został określony do 31 lipca po zakończeniu roku podatkowego.
To bardzo ważna informacja, ponieważ w starszych materiałach dotyczących nowych struktur można nadal znaleźć odwołania do terminu składania rocznego zeznania podatkowego.
Przedsiębiorca nie powinien więc zakładać, że JPK_PKPIR lub JPK_EWP za 2026 rok musi przekazać wraz z zeznaniem PIT składanym w kwietniu 2027 roku.
Dla standardowego roku podatkowego termin na przekazanie danych będzie późniejszy i wyniesie 31 lipca 2027 roku.
Nie oznacza to jednak, że przygotowanie pliku można pozostawić na ostatnią chwilę. Dane powinny być gromadzone prawidłowo już od pierwszego dnia roku objętego obowiązkiem.
Zmiana polega przede wszystkim na sposobie prowadzenia i raportowania księgi.
Przedsiębiorca nadal prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów zgodnie z właściwymi przepisami. Od momentu objęcia nowym obowiązkiem musi jednak robić to przy użyciu programu komputerowego, w sposób pozwalający wygenerować strukturę JPK_PKPIR.
W praktyce coraz mniej istotne będzie więc pytanie, jak wygląda wydrukowana księga, a coraz ważniejsze stanie się to, czy wszystkie dane zapisane w systemie księgowym są kompletne i zgodne ze strukturą wymaganą przez Ministerstwo Finansów.
Dla podatników objętych obowiązkiem elektronicznego prowadzenia ewidencji odpowiedź jest w praktyce twierdząca.
Ewidencja musi być prowadzona w sposób elektroniczny, pozwalający na przygotowanie pliku zgodnego z JPK_EWP.
Dla części najmniejszych przedsiębiorców może to oznaczać konieczność zmiany dotychczasowego sposobu prowadzenia dokumentacji. Firma, która wcześniej korzystała z prostych arkuszy albo bardzo ograniczonego systemu, powinna sprawdzić, czy narzędzie umożliwia wygenerowanie pliku zgodnego z aktualną strukturą.
Ministerstwo Finansów udostępnia również bezpłatne rozwiązania umożliwiające wprowadzanie i przekazywanie danych, jednak w przypadku większej liczby dokumentów wygodniejsze będzie zazwyczaj korzystanie z programu księgowego lub obsługi biura rachunkowego.
Przedsiębiorcy skupiający się na JPK_PKPIR i JPK_EWP powinni pamiętać również o strukturze JPK_ST(1).
JPK_ST dotyczy ewidencji lub wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jest strukturą powiązaną z podatnikami prowadzącymi PKPiR albo ewidencję przychodów.
Jeżeli przedsiębiorca posiada środki trwałe, samochody, maszyny, urządzenia, nieruchomości lub inne składniki majątku ujęte w odpowiedniej ewidencji, warto sprawdzić, czy system księgowy prawidłowo gromadzi wszystkie dane wymagane do przygotowania JPK_ST.
Wdrożenia nie należy więc ograniczać wyłącznie do sprawdzenia, czy program posiada przycisk „generuj JPK_PKPIR”. Konieczna może być również weryfikacja kartotek środków trwałych.
Jednym z najważniejszych praktycznych aspektów nowych zasad jest powiązanie JPK dla podatków dochodowych z KSeF.
Nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewiduje pole przeznaczone na numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Podobne pole znajduje się w strukturze JPK_EWP.
Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni zadbać o prawidłowy przepływ numeru KSeF pomiędzy systemem do fakturowania, systemem księgowym i ewidencją podatkową.
W dobrze zautomatyzowanym procesie dokument pobrany z KSeF powinien zostać zaksięgowany razem z jego numerem systemowym, bez konieczności ręcznego przepisywania danych przez księgowego.
W firmach korzystających z kilku różnych systemów może to być jeden z najważniejszych obszarów do sprawdzenia przed pierwszą wysyłką JPK_PD.
JPK_PKPIR pozwala organom podatkowym otrzymać uporządkowane dane z księgi przedsiębiorcy. Struktura obejmuje m.in. informacje dotyczące daty zdarzenia gospodarczego, dokumentu będącego podstawą księgowania, kontrahenta, opisu zdarzenia oraz poszczególnych kategorii przychodów i kosztów.
Przewidziano również dane dotyczące numerów faktur KSeF.
Dzięki ustrukturyzowanej formie fiskus może łatwiej porównywać dane z informacjami pochodzącymi z innych systemów podatkowych.
Nie oznacza to automatycznie, że każdy zapis będzie kwestionowany. Oznacza jednak, że niespójności, błędy techniczne czy brakujące dane mogą być znacznie łatwiejsze do wykrycia niż w przypadku tradycyjnej dokumentacji.
W przypadku ryczałtu struktura JPK_EWP zawiera m.in. informacje pozwalające ustalić moment i wartość uzyskania przychodu oraz zastosowaną stawkę ryczałtu.
W strukturze przewidziano również numer dokumentu, numer KSeF, informacje identyfikujące kontrahenta w sytuacjach, w których dane te występują, oraz pole na uwagi.
Jeżeli w ramach jednego wpisu ewidencji występują przychody opodatkowane różnymi stawkami ryczałtu, struktura umożliwia właściwe rozdzielenie tych wartości.
Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim konieczność prawidłowego przypisywania przychodu do odpowiedniej stawki już w momencie księgowania.
Nie. To jeden z najczęstszych błędów w interpretowaniu nowych obowiązków.
Fakt, że od 2026 lub 2027 roku księga musi być prowadzona przy użyciu programu komputerowego, nie oznacza comiesięcznego raportowania JPK_PKPIR albo JPK_EWP.
Dane są prowadzone elektronicznie w trakcie roku, natomiast obowiązkowy plik dotyczący podatku dochodowego jest przekazywany po jego zakończeniu.
Nie należy więc mylić JPK_PD z JPK_V7M czy JPK_V7K, które są wysyłane w trakcie roku w związku z rozliczeniami VAT.
Nie. Wprowadzenie elektronicznych ksiąg i ewidencji nie likwiduje obowiązku składania właściwego zeznania rocznego.
Przedsiębiorca nadal rozlicza podatek dochodowy na formularzu właściwym dla swojej formy opodatkowania.
JPK_PKPIR, JPK_EWP czy JPK_ST stanowią dodatkowe źródło danych przekazywanych organom podatkowym. Administracja skarbowa będzie mogła dzięki temu zestawiać informacje wynikające z rocznego PIT z danymi zapisanymi w ewidencjach podatnika.
Pliki mogą być przekazywane m.in. przez program księgowy posiadający odpowiednią funkcję lub za pomocą narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
JPK_PD może być podpisany m.in. profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo – w przypadku osoby fizycznej i spełnienia odpowiednich warunków – podpisem opartym na danych autoryzujących.
Istotna zmiana weszła w życie w czerwcu 2026 roku. Obecnie pełnomocnictwo UPL-1 do podpisywania deklaracji elektronicznych obejmuje również upoważnienie do podpisywania plików JPK_PD.
Jest to szczególnie ważne dla przedsiębiorców korzystających z usług biura rachunkowego. Jeżeli biuro posiada właściwe pełnomocnictwo UPL-1, nie trzeba tworzyć odrębnego rodzaju pełnomocnictwa wyłącznie dla JPK_PD.
Pierwsze pytanie brzmi: czy w 2026 roku składasz JPK_V7M, czyli miesięczny JPK_VAT?
Jeżeli tak, nowe zasady prowadzenia ksiąg dla podatku dochodowego mogą dotyczyć Cię już od 1 stycznia 2026 roku.
Jeżeli rozliczasz VAT kwartalnie albo jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT, w większości typowych przypadków kluczową datą będzie 1 stycznia 2027 roku.
Program powinien obsługiwać aktualne struktury publikowane przez Ministerstwo Finansów, w szczególności JPK_PKPIR(3), JPK_EWP(4) oraz JPK_ST(1), jeżeli dana struktura ma zastosowanie.
Nie wystarczy możliwość prowadzenia zwykłej elektronicznej tabeli. System powinien potrafić wygenerować poprawny plik XML zgodny ze schematem.
Połączenie KSeF z JPK_PD sprawia, że numer KSeF staje się ważnym elementem procesu księgowego.
Jeżeli dokumenty są obecnie księgowane bez zachowania tego identyfikatora, warto sprawdzić integrację systemów i sposób importowania faktur.
Struktury JPK przewidują pola związane z identyfikacją kontrahentów. Nie oznacza to, że każdy rodzaj zapisu wymaga dokładnie takiego samego zestawu informacji, jednak dane w systemie powinny być kompletne i spójne.
Warto szczególnie zwrócić uwagę na NIP, kod kraju, nazwę przedsiębiorcy oraz informacje przypisane do dokumentu źródłowego.
Firmy posiadające środki trwałe nie powinny ograniczać przygotowań wyłącznie do PKPiR lub ewidencji przychodów.
Trzeba również zweryfikować jakość danych w kartotekach majątku oraz gotowość systemu do przygotowania JPK_ST.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta z zewnętrznej księgowości, warto ustalić, kto będzie odpowiadał za przygotowanie, weryfikację, podpisanie i wysłanie JPK_PD.
Dobrą praktyką jest również ustalenie, skąd biuro będzie otrzymywać brakujące dane, np. numery KSeF albo informacje o środkach trwałych.
Na pierwszy rzut oka nowe struktury mogą wyglądać jak kolejna techniczna zmiana dotycząca oprogramowania księgowego.
W praktyce jest to jednak element znacznie większej cyfryzacji systemu podatkowego.
Administracja skarbowa otrzymuje już dane z JPK_VAT, KSeF, kas fiskalnych i wielu innych systemów. Elektroniczne księgi dla podatku dochodowego dodają do tego zestawu kolejne źródło informacji.
Dzięki wspólnym identyfikatorom, takim jak NIP czy numer KSeF, możliwe staje się automatyczne łączenie informacji pochodzących z różnych ewidencji.
Dlatego jakość danych księgowych będzie miała coraz większe znaczenie. Błąd, który wcześniej był widoczny wyłącznie w jednej księdze, może w przyszłości tworzyć łatwo wykrywalną rozbieżność pomiędzy kilkoma systemami.
1 stycznia 2026 r. – nowe zasady obejmują podatników PIT zobowiązanych do składania miesięcznego JPK_V7M.
2027 r. – pierwsza grupa przedsiębiorców przekazuje pliki dotyczące ksiąg prowadzonych za 2026 rok.
31 lipca 2027 r. – dla podatnika PIT z rokiem pokrywającym się z kalendarzowym jest to termin przekazania JPK_PD za 2026 rok.
1 stycznia 2027 r. – obowiązek elektronicznego prowadzenia ksiąg obejmuje pozostałych podatników, w tym podatników składających JPK_V7K.
31 lipca 2028 r. – typowy termin pierwszego przekazania danych za 2027 rok przez przedsiębiorców należących do drugiej grupy.
JPK_PKPIR to ustrukturyzowany plik zawierający dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Aktualnie Ministerstwo Finansów udostępnia strukturę JPK_PKPIR(3).
JPK_EWP jest elektroniczną strukturą danych z ewidencji przychodów, przeznaczoną przede wszystkim dla podatników rozliczających działalność gospodarczą ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Aktualna struktura to JPK_EWP(4).
Od 2026 roku obowiązek obejmuje m.in. podatników PIT zobowiązanych do składania JPK_VAT za okresy miesięczne, czyli JPK_V7M.
Od 2027 roku obowiązek obejmie pozostałych podatników, w tym przedsiębiorców składających kwartalny JPK_V7K oraz innych podatników PIT podlegających regulacjom, którzy nie zostali objęci wcześniejszym etapem.
Dla podatnika PIT prowadzącego księgę w roku kalendarzowym i objętego obowiązkiem od 2026 roku termin przekazania JPK_PD za 2026 rok przypada 31 lipca 2027 roku.
Nie. Ewidencje prowadzi się elektronicznie w trakcie roku, ale JPK_PD przekazywany jest po zakończeniu roku podatkowego.
Nie. Obowiązek przekazania JPK_PKPIR, JPK_EWP lub innych struktur JPK_PD jest odrębny od obowiązku złożenia właściwego rocznego zeznania podatkowego.
Obecnie pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje także upoważnienie do podpisywania plików JPK_PD, dlatego nie jest wymagany odrębny rodzaj pełnomocnictwa wyłącznie do tych plików.
JPK_PKPIR i JPK_EWP to kolejny etap cyfryzacji polskiej księgowości. Zmiana nie sprowadza się wyłącznie do wysłania dodatkowego pliku raz w roku. Przedsiębiorcy muszą prowadzić swoje księgi i ewidencje w sposób elektroniczny, uporządkowany i zgodny ze strukturami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów.
Dla podatników PIT składających miesięczny JPK_V7M obowiązek rozpoczął się od 2026 roku. Pierwsze dane za 2026 rok zostaną przekazane w 2027 roku, a dla podatników PIT z rokiem kalendarzowym termin przypada 31 lipca 2027 r.
Pozostali podatnicy, w tym przedsiębiorcy rozliczający VAT kwartalnie w JPK_V7K, zostaną objęci obowiązkiem od 2027 roku i po raz pierwszy będą przekazywać dane za ten rok w 2028 roku.
Najważniejszym zadaniem przedsiębiorcy jest dziś sprawdzenie, czy jego program księgowy i sposób obiegu dokumentów są gotowe na JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_ST oraz powiązanie danych księgowych z numerami KSeF.
Im wcześniej zostanie uporządkowany proces gromadzenia danych, tym mniejsze ryzyko problemów przy pierwszej obowiązkowej wysyłce.
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw.
Ustawa z dnia 15 maja 2026 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne – Dz.U. z 2026 r. poz. 779.
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. z 2025 r. poz. 1299.
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – Dz.U. z 2025 r. poz. 1294.